Come indicato nel Provvedimento 30 aprile 2018 (e successivamente più volte modificato) la fattura elettronica è un documento informatico che transita attraverso lo SdI e da esso viene recapitato al ricevente. Si tratta di un documento che dal punto di vista:

• fiscale, deve contenere le informazioni previste obbligatoriamente dall'art. 21, D.P.R. n. 633/1972 (21-bis per la fattura semplificata). A integrazione di tali contenuti obbligatori, il file della fattura può comunque contenere ulteriori dati utili alla gestione del ciclo attivo e passivo degli operatori;
• informatico, è costituito da un file che deve avere le seguenti caratteristiche:
  • essere in formato .xml (extensible markup language);
  • contenere il codice identificativo (codice IPA per la Pubblica Amministrazione) o il codice destinatario/PEC per le fatture emesse nei confronti di altri operatori economici (B2B).

Per la creazione delle fatture elettroniche, può essere utilizzato un software gestionale presente sul mercato; anche l'Agenzia delle Entrate mette a disposizione alcuni strumenti (procedura web, un'app ed un software da installare su PC).

La redazione della fattura elettronica si riassume nelle seguenti fasi: compilazione, salvataggio ed eventualmente firma del file. Successivamente, si potrà procedere all'invio della fattura che, come detto deve necessariamente transitare sullo SDI.

COMPILAZIONE

Per redigere la fattura elettronica è necessario utilizzare appositi software che permettono di formare il file .xml indicando i dati fiscali obbligatori previsti dal D.P.R. n. 633/1972.

SALVATAGGIO

Dopo aver compilato la fattura è necessario procedere al salvataggio del file.

Qualora venga inviata allo SdI una fattura con un progressivo già utilizzato in precedenza, lo SdI procederà allo scarto della seconda fattura per duplicazione del progressivo di invio. 
Nell'ipotesi di invio della fattura con dati errati (ad esempio in presenza dell'aliquota IVA al 22% non viene indicato l'importo dell'IVA), lo SdI procederà con lo scarto della fattura. In tal caso il contribuente può riutilizzare il progressivo della fattura scartata per procedere ad un nuovo invio con i dati corretti.
In alternativa, qualora il contribuente abbia già registrato la fattura scartata, in contabilità dovrà procedere all'emissione di una nota di credito interna (senza invio a SdI) per "annullare" la fattura precedentemente emessa.

FIRMA DEL FILE

Il file può essere infine firmato digitalmente; va precisato che la firma del file è obbligatoria per le fatture verso le P.A., mentre non lo è per le fatture B2B e B2C.
Qualora la firma elettronica sia apposta, lo SdI effettua un controllo sulla validità del certificato di firma.